Fragen zur Vorbereitung des mentalen Drehbuchs einer Rede

Was möchte ich mit dem Vortrag erreichen?

Formulieren Sie das Ziel Ihres Vortrags in einem Satz! Wie bei der Schlagzeile in einer Zeitung sollten Sie das Ziel Ihres Vortrags mit einem Satz beschreiben können. Der Vortrag selbst beschreibt die Details. Der Vorteil dieser Methode ist, dass Sie sich sehr genau überlegen, was Sie mit Ihrem Text erreichen möchten.

Wie viel Zeit habe ich dafür?

Sie sollten selbstverständlich genau wissen, wie viel Zeit Sie für Ihre Präsentation zur Verfügung haben. Es kann ebenfalls von Vorteil sein zu erfahren, wie viel Zeit, die eventuellen, anderen Redner haben. Sie sollten Ihren Vortrag lieber etwas kürzer planen, falls Pannen auftreten.

Gibt es noch andere Vorträge?

Sollte es außer Ihrem Vortrag noch andere geben, sollten Sie klären, wann Sie dran sind und welche Themen die anderen Vorträge zum Inhalt haben. Sie müssen in den Stil Ihres Vortrages mit einbeziehen, ob die Zuschauer schon 2 ½ Stunden „aufregender“ Vorträge hinter sich haben.

Welche Technik möchte ich benutzen?

Bestimmen Sie die Technik mit der Sie Ihren Vortrag optimal gestalten können. Eventuell ist ein Flip-Chart Ihre Wahl. Dann brauchen Sie Papier, Stifte und eben ein Flip-Chart. Möglicherweise gibt es in dem Vortragsraum schon eine gewisse Ausstattung. Allerdings weicht die möglicherweise von Ihrer Vortragstechnik ab. Sorgen Sie dafür, dass alles vorhanden ist was Sie an Material benötigen UND bringen Sie zusätzlich noch Ihr eigenes mit!

Wieviele Zuschauer werden anwesend sein?

Die Anzahl der Zuschauer muss bei der Planung der Vortragstechnik mit einbezogen werden haben. Die Größe des Raumes spielt ebenfalls eine Rolle für die benutzte Technik.

Wie sitzen die Zuhörer?

Falls die Zuhörer in U-Form vor Ihnen sitzen haben Sie andere Einflussmöglichkeiten wie beispielsweise auf einer Bühne mit den Zuhörern in direkter Front. Überlegen Sie, wie Sie Ihre Körpersprache an die Gegebenheiten anpassen können.

Gibt es einen Moderator, der Sie ankündigt?

Sie sollten klären, ob Sie von einem Moderator angekündigt werden und was er sagen wird. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, mit einer lockeren Bemerkung, zu Ihrer formulierten Begrüßung überzuleiten.

Ist anschließend eine Diskussion geplant?

Wenn im Anschluss an Ihre Rede eine Diskussion geplant ist, sollten Sie Info-Blätter vorbereitet haben, die Platz für Notizen der Zuschauer haben. Jemand, der sich während Ihres Vortrages damit plagt, seine Frage zu behalten wird Ihren Ausführungen mit geteilter Aufmerksamkeit gegenüber stehen. Geben Sie ihm die Möglichkeit, seine Fragen passend zu notieren. Er wird es Ihnen danken. Es gibt nichts Schöneres als dankbare Zuhörer.

Gibt es einen formellen Führer der Zuschauer?

Möglicherweise gibt es einen Meinungsführer oder einen formellen Führer wie einen Abteilungsleiter. Es könnte von Vorteil sein, ihn kennen zu lernen. In jedem Fall ist es wichtig, seinen Namen zu kennen und ihn zu ERKENNEN!

Gibt es informelle Führer?

Bringen Sie in Erfahrung, ob es sonst noch irgendwelche Führungspersönlichkeiten unter den Zuhörern gibt, beispielsweise einen hauptamtlichen Betriebsrat. Lernen Sie deren Namen auswendig! Sollten bei Ihrem Vortrag Ehrengäste anwesend sein ist es vorteilhaft, die Namen zu kennen. Sie sollten außerdem in Erfahrung bringen, weshalb diese Personen als Ehrengast geladen sind.

Was wissen die Zuhörer schon über das Thema?

Möglicherweise wissen die Zuhörer schon etwas über das Thema Ihres Vortrages. Das sollten Sie selbstverständlich bei der Planung berücksichtigen. Gelangweilte Zuhörer sind schlecht für den Redner!

Was möchten die Zuhörer erfahren und weshalb?

Machen Sie sich darüber Gedanken was Sie selbst gerne erfahren würden, wenn Sie Ihren eigenen Vortrag besuchen würden. Und denken Sie über die Motivation Ihrer Zuhörer nach. Wir haben für alles was wir tun einen Grund. Sie sollten einen guten Grund wissen, weshalb jemand Ihre Präsentation sehen möchte.

Wie ist der Bildungsstand des Auditoriums?

Informieren Sie sich darüber, welche Bildung Ihre Zuhörer haben und welchen kulturellen Hintergrund sie besitzen. Darauf müssen Sie bei Ihrer Rede unbedingt achten. An dieser Stelle sollten Sie auch festlegen, welche Fachwörter Sie Ihrem Publikum zumuten können. Möglicherweise ergeben sich auch Gemeinsamkeiten, die Sie mit Ihren Zuhörern verbinden. Es kann positiv sein, diese zu erwähnen.

Welche Pannen können auftreten?

Überlegen Sie bei der Vorbereitung immer wieder aufs Neue, welche Pannen auftreten könnten. Machen Sie dabei Brain-Storming und lassen Sie jede Idee zu. Bewerten können Sie später. Bereiten Sie sich lieber mental auf eine Panne vor, die niemals eintritt, als umgekehrt. Informieren Sie sich, ob für Ihre Ausweichpläne bei einer Panne die nötigen Utensilien vor Ort sind oder von Ihnen mitgebracht werden müssen. Machen Sie frühzeitig eine Aufstellung der Dinge, die Sie mitnehmen möchten und überarbeiten Sie diese Liste fortwährend. Überprüfen Sie ihre Ausrüstung auf Funktionsfähigkeit und Vollständigkeit.

Gibt es einen Ansprechpartner für die Organisation?

Lassen Sie sich Namen UND Handy-Nummer des Verantwortlichen für die Organisation vor Ort geben. Vergewissern Sie sich, dass dies auch der Ansprechpartner bei Pannen ist. Oftmals ist im Ernstfall jemand anderes zuständig. Es kann auch von Vorteil sein, ein kurzes Gespräch mit dem Hausmeister zu führen.

Welche Kleidung ist angemessen?

Auch sollten Sie darüber nachdenken, welche Kleidung angemessen ist. Bei den meisten Anlässen werden Sie mit Business-Kleidung gut fahren. Es gibt allerdings auch Anlässe, bei denen Sie mit einem Anzug für Ihren Vortrag schlecht beraten wären.

Ist es möglich die Namen der Zuhörer im Vorhinein zu bekommen?

Bei einer kleinen Veranstaltung mit weniger als 20 Zuhören können Sie möglicherweise die Namen im Vorfeld erfahren und auswendig lernen. Die Namen sind Gold wert.

Wie begrüße ich die Zuhörer?

Falls es, aus welchen Gründen auch immer, nicht möglich ist den GESAMTEN Vortrag wörtlich zu planen, tun Sie das wenigstens für die Begrüßung. Formulieren Sie die ersten Worte sorgfältig aus! Überprüfen Sie immer wieder Ihren Text und fragen Sie Unbeteiligte nach ihrer Meinung!

Was tue ich bei Zwischenrufen?

Machen Sie sich Gedanken über mögliche Zwischenrufe und Zwischenfragen. Sie können sich dann ein paar Antworten zurechtlegen oder sogar in Ihren Vortrag einbauen und somit eventuellen Störern den Wind aus den Segeln nehmen.

Möchte der Veranstalter etwas erwähnt haben?

Es ist auch möglich, dass der Veranstalter oder Gastgeber etwas erwähnt haben möchte. Sie können dann im Vorfeld reagieren und diesen Text einbauen. Oftmals kommt so etwas kurz vor der Präsentation zur Sprache.